Der Anruf kommt meist montagmorgens: „Auf meinem Handy fehlen plötzlich Kontakte." Und oft steckt dahinter keine Störung, sondern eine gut gemeinte Änderung vom Freitag — am Synchronisierungsfilter.
Was der Sync-Filter tut
Für jeden Benutzer legt ein Filter fest, welche Kontakte aus Dynamics 365 per serverseitiger Synchronisierung in sein Outlook übertragen werden — und von dort aufs Handy. Standardmäßig sind das zum Beispiel die eigenen Kontakte des Benutzers; der Filter lässt sich aber je Benutzer anpassen, etwa „alle Kontakte, bei denen Sync Vorstand auf Ja steht".
Das Entscheidende: Der Filter wirkt in beide Richtungen. Nimmt eine Änderung Kontakte aus dem Filter heraus, entfernt die Synchronisierung sie aus Outlook — und damit vom Handy. Bei einem Vertriebsmitarbeiter ist das ärgerlich. Bei einem Vorstand, dessen Assistenz auf genau diese Nummern angewiesen ist, ist es ein ernstes Problem.
Warum Änderungen so riskant sind
Drei Eigenschaften machen Sync-Filter-Änderungen heikel:
- Man sieht das Ergebnis erst hinterher. Dynamics zeigt vor dem Speichern nicht an, welche Kontakte durch die Änderung wegfallen würden.
- Der Filter ist schwer einsehbar. Standardmäßig sieht jeder Benutzer nur seinen eigenen Filter in den persönlichen Einstellungen. Ein Administrator, der die Filter aller Benutzer vergleichen will, braucht Zusatzwerkzeuge.
- Es gibt kein Änderungsprotokoll. Wer wann welchen Filter wie geändert hat — und was vorher galt —, lässt sich im Nachhinein kaum rekonstruieren.
Wie man Änderungen absichert
Unabhängig vom Werkzeug empfehlen sich drei Regeln:
- Vorher den Ist-Zustand sichern: den alten Filter (als FetchXML) dokumentieren, bevor man ihn anfasst.
- Die Auswirkung abschätzen: die Filterbedingung als Abfrage gegen die Kontakte laufen lassen — einmal alt, einmal neu — und die Differenz ansehen.
- Nach der Änderung prüfen: nach dem nächsten Sync-Zyklus kontrollieren, ob die erwarteten Kontakte (und nur die) in Outlook sind.
Das ist machbar — aber Handarbeit, die unter Zeitdruck gern entfällt.
Eingebaut statt Handarbeit
Für genau diesen Fall haben wir das TBE20 Outlook Sync Cockpit entwickelt. In der Pro-Ausbaustufe macht es Sync-Filter sichtbar und Änderungen sicher: Jeder Filter steht als lesbarer Satz da, mit Soll und Ist je Postfach. Vor jedem Speichern zeigt eine Vorschau namentlich, welche Kontakte verschwinden würden; gespeichert wird erst nach ausdrücklicher Bestätigung — und jede Änderung landet in einem Änderungsprotokoll, aus dem sie sich mit Vorschau wiederherstellen lässt. Auch Änderungen, die außerhalb des Cockpits passieren, erkennt die stündliche Prüfung und meldet sie.
Fazit
Sync-Filter sind ein mächtiges, aber unterschätztes Stück Dynamics-Konfiguration: unsichtbar, undokumentiert und mit direkter Wirkung auf das Handy der Benutzer. Wer sie ändert, sollte vorher wissen, was hinterher fehlt. Wie das mit Vorschau, Bestätigung und Protokoll aussieht, zeigen wir auf der Cockpit-Seite — oder live in einem kurzen Termin.