Spätestens beim Audit, beim Offboarding eines Mitarbeiters oder nach ein paar Jahren gewachsener Systemlandschaft kommt die Frage: „Wer hat in unserem Dynamics eigentlich welche Berechtigungen?" Die ehrliche Antwort in vielen Organisationen: Das weiß niemand so genau.
Warum die Frage schwerer ist, als sie klingt
Berechtigungen entstehen in Dynamics 365 auf mehreren Wegen:
- Direkt zugewiesene Sicherheitsrollen am Benutzer — der sichtbarste Teil.
- Rollen über Teams: Wer Mitglied eines Teams ist, erbt dessen Rollen. Genau hier verliert man am schnellsten den Überblick, denn die Team-Mitgliedschaften pflegt oft jemand anderes als die Rollen.
- Unternehmensbereiche, die die Reichweite jeder Rolle zusätzlich verändern.
Die Admin-Oberfläche zeigt das alles — aber Benutzer für Benutzer, Klick für Klick. Für 20 Benutzer ist das lästig, für 200 unmöglich. Eine Gesamtübersicht „alle Benutzer mit allen Rollen, direkt und über Teams" gibt es mit Bordmitteln nicht als exportierbare Liste.
Was Administratoren heute tun
Wer regelmäßig auswerten muss, behilft sich meist mit Community-Werkzeugen oder eigenen Abfragen gegen die Dataverse-API. Beides funktioniert, hat aber Haken: Zusatztools brauchen Freigaben und laufen außerhalb der vertrauten Umgebung; eigene Abfragen setzen FetchXML- oder API-Kenntnisse voraus und bleiben an einer Person hängen.
Dabei ist die Aufgabe eigentlich eine Suche über Systemtabellen: Benutzer → Rollen, Benutzer → Teams → Teamrollen. Dynamics beschreibt sich selbst in ganz normalen Tabellen — man muss sie nur durchsuchen können.
Berechtigungen als Suche
Genau so lösen wir es mit dem TBE20 Searchcenter, unserer Eigenentwicklung für Dynamics 365: Es durchsucht jede Tabelle, die Dynamics bereitstellt — auch die Systemtabellen. Zwei mitgelieferte Suchvorlagen beantworten die Audit-Fragen direkt:
- Benutzer mit Sicherheitsrollen — wer hat welche Rolle direkt zugewiesen?
- Benutzer, Teams und Teamrollen — welche Rechte bekommt jemand über seine Team-Mitgliedschaften?
Das Ergebnis ist eine Liste mit Spaltengruppen je Tabelle, filterbar und als CSV exportierbar — fertig für den Auditor oder das interne Review. Dasselbe Prinzip funktioniert übrigens auch für andere Verwaltungsfragen: Welche Workflows und Flows sind aktiv und wem gehören sie? Welcher Plug-in-Code läuft bei welchem Ereignis? Was steckt in welcher Lösung?
Fazit
Berechtigungs-Transparenz ist in Dynamics 365 kein Hexenwerk — die Daten sind alle da. Es fehlt nur ein Werkzeug, das sie tabellenübergreifend sichtbar macht. Wie das aussieht, zeigen wir mit echten Screenshots auf der Searchcenter-Seite — oder live in einem kurzen Online-Termin.