Warum Dokumente digitalisieren?
Trotz aller Digitalisierung arbeiten viele Unternehmen noch mit Papierakten. Personalakten, Kundenkorrespondenz, Verträge und Belege füllen Aktenschränke und Archive. Das kostet Platz, Zeit und Geld.
Die Vorteile der Dokumenten-Digitalisierung
Schnellerer Zugriff
Digitale Dokumente sind in Sekunden auffindbar. Statt minutenlang in Ordnern zu suchen, tippen Sie einen Suchbegriff ein und haben das gewünschte Dokument sofort am Bildschirm.
Platzersparnis
Ein typisches Unternehmen mit 50 Mitarbeitern hat leicht 100 laufende Meter Akten. Nach der Digitalisierung können diese Flächen für produktivere Zwecke genutzt werden.
Bessere Zusammenarbeit
Digitale Dokumente können gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern eingesehen werden. Das ist besonders wertvoll, wenn Teams an verschiedenen Standorten oder im Homeoffice arbeiten.
Rechtssicherheit
Nach BSI TR-RESISCAN digitalisierte Dokumente sind rechtlich genauso gültig wie ihre Papier-Originale. Die Originale können nach der Digitalisierung vernichtet werden.
DSGVO und Datenschutz
Bei der Digitalisierung von Dokumenten mit personenbezogenen Daten ist der Datenschutz besonders wichtig:
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Ein professioneller Scan-Dienstleister schließt immer einen AVV ab
- Geheimhaltungsvereinbarung: Schutz vertraulicher Geschäftsinformationen
- Datenschutzkonforme Verarbeitung: Die gesamte Prozesskette muss DSGVO-konform sein
- Zertifizierte Aktenvernichtung: Die Vernichtung der Originale erfolgt nach DIN 66399
Typischer Ablauf einer Digitalisierung
- Beratung und Planung: Analyse des Aktenbestands, Festlegung der Qualitätsstandards
- Testdigitalisierung: Probe-Scans zur Qualitätsprüfung
- Vorbereitung: Entfernen von Heftklammern, Sortierung
- Scanning: Hochleistungsscanner erfassen die Dokumente
- Nachbearbeitung: Qualitätskontrolle, Verschlagwortung, OCR
- Lieferung: Übergabe der digitalen Daten in Ihrem Wunschformat
- Vernichtung: Zertifizierte Aktenvernichtung auf Wunsch
Stationär oder mobil?
Es gibt zwei Grundmodelle für die Digitalisierung:
Stationärer Service: Die Dokumente werden abgeholt, im Scancenter digitalisiert und die Daten zurückgeliefert. Das ist in der Regel kostengünstiger und schneller.
Mobiler Service: Ein Scan-Team kommt zu Ihnen und digitalisiert die Dokumente vor Ort. Das ist ideal für besonders sensible Unterlagen, die das Haus nicht verlassen sollen.
Was kostet eine Dokumenten-Digitalisierung?
Die Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab:
- Menge der zu scannenden Seiten
- Dokumentenqualität und -zustand
- Gewünschte Verschlagwortung und Nachbearbeitung
- Stationärer oder mobiler Service
- Ob Aktenvernichtung gewünscht ist
Für eine konkrete Kalkulation erstelle ich Ihnen gerne ein individuelles Angebot.